Privacybeleid

Scouting Hikegroep hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacystatement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij hier zorgvuldig mee omgaan. Dit privacystatement is opgesteld in lijn met het privacybeleid van onze landelijke organisatie Scouting Nederland.

Het privacybeleid van Scouting Nederland en het gebruik van het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) is te vinden op: https://www.scouting.nl/privacy

Rechtsgrond voor verwerking van persoonsgegevens

Scouting Hikegroep verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit is toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit gebeurt op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
– de uitvoering van het lidmaatschap of deelname aan scoutingactiviteiten;
– het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
– toestemming van het lid of de ouder(s)/verzorger(s);
– een gerechtvaardigd belang, zoals interne communicatie, organisatie van activiteiten en het waarborgen van veiligheid.

Verwerkingsverantwoordelijke

Scouting Hikegroep is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacystatement.

Contactgegevens: Scouting Hikegroep bestuur@hikegroep.nl

Lidmaatschapsregistratie

Aanmelding als lid verloopt via een inschrijfformulier. De verstrekte persoonsgegevens worden gebruikt voor het verwerken en uitvoeren van het lidmaatschap. Zodra het lidmaatschap definitief is, worden deze gegevens geregistreerd in Scouts Online (SOL), het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland.

De persoonsgegevens in SOL zijn inzichtelijk voor het groepsbestuur en het leidingteam van de betreffende speltak. De verwerking van deze gegevens vindt plaats op basis van de uitvoering van het lidmaatschap en wettelijke verplichtingen. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en conform de richtlijnen van Scouting Nederland.

Delen van persoonsgegevens met derden

Scouting Hikegroep deelt persoonsgegevens uitsluitend met organisaties en dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten. Dit betreft onder andere Scouting Nederland (via Scouts Online), financiële instellingen voor contributie-inning en partijen die ons ondersteunen bij communicatie en websitebeheer.

Met deze partijen zijn, waar van toepassing, verwerkersovereenkomsten afgesloten. Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

Gezondheidsgegevens tijdens opkomsten

Voor een veilige deelname aan scoutingactiviteiten kan het noodzakelijk zijn dat (bege)leiding beschikt over relevante gezondheidsinformatie, zoals allergieën of medicijngebruik. Deze gegevens kunnen door ouder(s)/verzorger(s) worden vastgelegd in SOL.

Het verstrekken en actueel houden van deze informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s). Gezondheidsgegevens worden uitsluitend gebruikt om de veiligheid van leden te waarborgen.

Activiteiten en kampen

Voor activiteiten en kampen kan gebruik worden gemaakt van (digitale) inschrijfformulieren. De verstrekte persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie en uitvoering van de betreffende activiteit. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen en uiterlijk vier weken na afloop van de activiteit verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

Gezondheidsformulieren bij activiteiten en kampen

Bij meerdaagse activiteiten, overnachtingen en kampen kan worden gevraagd om aanvullende gezondheidsinformatie via een gezondheidsformulier. Deze formulieren worden op papier ingevuld, veilig bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak.

Na afloop van de activiteit worden deze formulieren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, vernietigd.

Financiële gegevens

Voor de financiële administratie maakt Scouting Hikegroep gebruik van een doorlopende SEPA-machtiging. Deze machtigingsgegevens worden verwerkt in het incassosysteem van de bank en conform wettelijke verplichtingen bewaard. Alleen de penningmeester heeft toegang tot deze gegevens. Financiële gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Contactlijsten

Binnen speltakken kunnen contactlijsten worden gebruikt met namen en contactgegevens van leden en ouder(s)/verzorger(s). Deze lijsten zijn uitsluitend bedoeld voor interne communicatie en noodgevallen en zijn alleen toegankelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Contactlijsten worden zorgvuldig bewaard en periodiek geactualiseerd of vernietigd.

Beeldmateriaal

Tijdens scoutingactiviteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt hiervoor expliciet toestemming gevraagd. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Sociale veiligheid en privacy

De bescherming van persoonsgegevens maakt onderdeel uit van het beleid rondom sociale veiligheid binnen Scouting Hikegroep. Wij gaan zorgvuldig, respectvol en vertrouwelijk om met informatie over leden, vrijwilligers en ouder(s)/verzorger(s), zodat iedereen zich veilig voelt binnen onze vereniging.

Online communicatie

Scouting Hikegroep communiceert met leden en ouder(s)/verzorger(s) via e-mail en eventueel via digitale communicatiemiddelen zoals groepsapps. Hiervoor worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gebruikt. Afmelden voor e-mailcommunicatie is altijd mogelijk.

Datalekken

Bij (een vermoeden van) een datalek handelt Scouting Hikegroep conform het datalekkenprotocol van Scouting Nederland. Datalekken worden gemeld via privacy@scouting.nl. Indien nodig worden betrokkenen geïnformeerd over het incident en de mogelijke gevolgen.

Rechten van betrokkenen

Leden en ouder(s)/verzorger(s) hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan bezwaar worden gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens of kan toestemming worden ingetrokken.

Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend via het contactadres van Scouting Hikegroep. Wij reageren binnen één maand op dergelijke verzoeken, conform de richtlijnen van Scouting Nederland.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en site in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor je gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je onze inlogpagina bezoekt, slaan we een tijdelijke cookie op om te controleren of je browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Wanneer je inlogt, zullen we ook een aantal cookies instellen om je login informatie en je schermweergave keuzes op te slaan. Login cookies gaan twee dagen mee en scherminstellingen cookies gaan een jaar mee. Als je “Herinner mij”, selecteert, blijft je login twee weken bewaard. Als je uitlogt uit je account, worden de login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonsgegevens en heeft enkel het bericht ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Wijzigingen

Scouting Hikegroep behoudt zich het recht voor dit privacystatement te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.